Polska rozwija się pod kątem technologicznym, także w obrębie systemów podatkowych. Wchodzący Krajowy System e-Faktur to przejaw nowoczesności, który rewolucjonizuje sposób, w jaki przedsiębiorcy wystawiają i odbierają faktury. Zastępuje on tradycyjne rozliczenia papierowymi dokumentami cyfrowymi, eliminując zbędne formalności, skracając czas przetwarzania danych i znacznie redukując ryzyko błędów. Dzięki temu systemowi, Polska staje się liderem w wykorzystaniu technologii dla usprawnienia procesów podatkowych, co pozytywnie wpływa na konkurencyjność polskich firm oraz przyciąga nowych inwestorów. W dalszej części tekstu przedstawimy wszystkie najważniejsze kwestie, które musisz wiedzieć, dotyczące KSeF.
- KSeF – czym jest?
- Krajowy system e-Faktur – KSeF – od kiedy?
- Do czego służy KSeF?
- Faktury ustrukturyzowane – logowanie do KSeF
- Zalety krajowego systemu e-Faktur dla sprzedawcy
- Zalety dla nabywcy systemu KSeF
- Kary za niewystawienie faktur ustrukturyzowanych poprzez KSeF
- Błąd na e-Fakturze
KSeF – czym jest?
System e-faktur KSeF to nowoczesna platforma przeznaczona do wystawiania faktur ustrukturyzowanych oraz otrzymywania faktur drogą elektroniczną. Faktury wystawiane są poprzez komputery podatników, które połączone są z systemem. W wyniku sprzedaży wystawiana jest w systemie faktura ustrukturyzowana, której nadawany jest także osobny numer. Kupujący następnie otrzymuje możliwość zalogowania się do platformy i pobrania wystawionej faktury. Dzięki temu nie trzeba będzie wysyłać e-faktury do klienta.
Krajowy system e-Faktur – KSeF – od kiedy?
Faktura ustrukturyzowana jest aktualnie – obok faktur papierowych i faktur elektronicznych – jednym z trzech opcjonalnych form dokumentacji sprzedaży. Wielu jednak zadaje pytanie – KSeF od kiedy będzie obowiązkowy? Ministerstwo Finansów planuje wdrożenie KSeF na 1 lipca 2024 roku. Wtedy też, system ten stanie się obowiązkowym procesem fakturowania dla wszystkich płatników VAT. Termin ten jest wydłużony dla podatników zwolnionych podmiotowo i przypada na 1 stycznia 2025 roku. System będzie obowiązkowy dla wszystkich transakcji B2B, natomiast transakcje B2C będą z niego zwolnione.
Do czego służy KSeF?
W krajowym systemie e-Faktur będzie można przeprowadzić wiele operacji i znacznie ułatwi on cały proces fakturowania zarówno dla nabywcy, jak i sprzedającego. Pozwala on na generowanie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych, odbieranie faktur ustrukturyzowanych oraz pomaga przy kontroli prawidłowości danych z e-Faktur. Co więcej, faktury będą przechowywane w systemie, dzięki czemu podmiot będzie miał do nich swobodny dostęp. Każdy będzie mógł też na bieżąco zweryfikować swoje uprawnienia do wystawiania e-faktur.
Faktury ustrukturyzowane – logowanie do KSeF
Aplikacja podatnika KSeF umożliwi bezpośrednie logowanie do KSeF. Dostęp jednak będziemy mogli uzyskać po uprzedniej weryfikacji i uwierzytelnieniu. Następnie każdy będzie mógł operować systemem zgodnie z posiadanymi przez siebie uprawnieniami. Podatnicy będą mogły nadawać uprawnienia w swoim imieniu, dla każdej osoby fizycznej i podmiotu.
Zalety krajowego systemu e-Faktur dla sprzedawcy
Dzięki korzystaniu z Krajowego Systemu e-Faktur będą mogli cieszyć się niewątpliwą zaletą, jaką będzie przyspieszony zwrot różnicy w podatku VAT. Dzięki temu rozwiązaniu Urząd Skarbowy będzie zobowiązany do wypłaty różnicy w przyspieszonym czasie, które teraz będzie wynosiło 40 dni. Musi być jednak spełnionych kilka wymagań, między innymi kwota podatku lub różnica podatku nie może przekroczyć 3000 zł oraz wystawianie wyłącznie faktur ustrukturyzowanych.
Zalety dla nabywcy systemu KSeF
Nabywcy również odczują pozytywne skutki stosowania KSeF. Jedną z nich są zdecydowanie prostsze zasady dotyczące wystawiania korekt. Korekty zmniejszające podatek nie będą wymagać dodatkowych dokumentów od strony nabywcy. Ponadto faktura ustrukturyzowana będzie obowiązywała w okresie jej wystawienia. Nie trzeba będzie więc udowadniać terminu, w którym otrzymaliśmy fakturę.
Kary za niewystawienie faktur ustrukturyzowanych poprzez KSeF
Wystawienie faktury poza krajowym systemem e-faktur będzie jednak wiązało się z karami. Przewiduje się, że wystawiona kara może sięgać nawet 100% wysokości podatku naliczonego na fakturze poza systemem. Natomiast w przypadku braku podatku na wystawionej fakturze, będzie obowiązywała kara do 18,7% ogólnej należności uwzględnionej na fakturze. Będzie obowiązywać jednak okres przejściowy, od 1 lipca 2024 do 1 stycznia 2025, kiedy kary nie będą naliczane. Od 1 stycznia 2025 możemy natomiast spodziewać się karania wystawiania faktur poza KSeF.
Błąd na e-Fakturze
W przypadku wystawienia e-faktury z błędem,możliwe będzie wystawienie faktury korygującej w Krajowym Systemie e-Faktur. Taka faktura korygująca będzie musiała posiadać numer identyfikacyjny błędnie wystawionej faktury. Niestety nie będzie możliwe poprawienie faktury w przypadku błędu w NIPie – tego rodzaju błąd będzie możliwy poprzez całkowitą korektę „do zera” i wystawienie nowej faktury na poprawne dane. Co więcej, wystawienie korekty będzie teraz możliwe nie tylko przez sprzedającego, ale również i przez nabywcę. W tym przypadku sprzedający będzie musiał zaakceptować treść faktury korygującej wystawionej przez osobę, która dokonała zakupu.